关于河南省南水北调办（局）

机关档案收集整理及移交的通知

机关各处室：

河南省南水北调办（局）自成立以来，在南水北调干线和配套工程建设期间，形成了大量的文件材料，前几年由于档案管理设施不完善，致使各专业文件材料大部分保存在各处（室），现在档案室库房已建成，具备集中统一管理条件，按照《档案法》及办（局）档案管理有关规定，机关内所形成的各门类档案实行集中统一管理。为做好机关档案整理归档工作，确保档案移交、接收有序进行，现就有关事项通知如下：

一、归档范围

机关各处（室）应根据各自职责范围，指定专人负责对本处（室）所形成的文件材料进行收集、整理和移交，对工程前期（工程前期的规划报告、审批、建议、可研性报告、工程地质、勘察、水文、气象、测量、环境、水土保持及各阶段的评估、鉴定、实验、初步设计报告等）和工程建设时期（各项规章、制度办法、标准、各项审批、招投标、有关合同签订等）及建设管理中形成的各项内容（文字材料、图纸、声像、照片等）的文件材料按照顺序进行收集、整理、归档。

二、整理要求

在收集、整理过程中，要将南水北调干线、配套工程档案分开整理；在南水北调干线工程档案整理中要将综合性文件和某设计单元工程档案分开整理；某设计单元工程档案交有关项目建管处整理归档。配套工程档案按照设计口门及时间进行整理归档。声像材料的整理，对声像档案的内容要填写清楚，包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者（摄录者）等；照片包括电子版、纸质版（6寸）各一套。会计档案按照决算报表、账簿（按年排）、凭证（按年、月及凭单号排序）整理归档。

三、归档时间

各处（室）按要求整理完成后，于2015年10月30日前全部移交档案室。

四、移交手续

各处（室）整理完成后，要逐项逐件建立档案移交目录，一式两份交档案室，档案室根据目录逐件查验无误后，双方办理移交手续。

今后每年形成的档案将按照《河南省南水北调中线工程建设管理局工程档案管理办法》（豫调建〔2008〕08号），《河南省南水北调中线工程建设领导小组办公室声像档案管理细则》（豫调办〔2008〕33号）文件要求，于每年6月底前将上一年形成的档案，及时移交档案管理部门。

2015年6月25日

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